Administracja publiczna, banki to niektóre z instytucji, w których każdego dnia do wysyłki przygotowywanych jest mnóstwo tradycyjnych, papierowych listów. Służbowa papierowa korespondencja musi zostać odpowiednio przygotowana, zapakowana do koperty i zaadresowana. Na tę czynności pracownicy mogą każdego dnia tracić mnóstwo czasu. Obecnie jednak są w sprzedaży urządzenia, które mogą zastąpić ludzi w wykonywaniu tych czynności.
Maszyna do kopertowania jest urządzeniem, które pracuje o wiele szybciej niż najbardziej wydajny pracownik. Na rynku dostępne są kopertownice pracujące z różną prędkością i o różnych gabarytach. Niektóre modele wyposażone są w dodatkowe akcesoria, na przykład podajniki kopert. Taka kopertownica pozwala jeszcze bardziej zautomatyzować proces wkładania papierowych listów do koperty. Większość tych maszyn pracuje z kopertami o różnych formatach, także z tymi, które mają okienka.
Różnorodność maszyn do kopertowania marki Hefter, znanej z produktów wysokiej jakości, oferuje ich polski dystrybutor Printcom Polska. Każda kopertownica to porządnie skonstruowane urządzenie, które działa bezawaryjnie wiele lat.